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Évolution des organisations

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Le contrôle : définitions

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20 février

Le contrôle, c’est "l’ensemble des moyens qui permettent d’assurer la « cohésion » organisationnelle, en vue d’atteindre un niveau de performance « souhaitable »". [1]

D’un point de vue étymologique, "contrôle" a pour origine "contre-rôle" (1422) ou registre tenu en double. (Petit Robert).

Comme le souligne J. LE MAUX [2], "La langue française offre un double sens à la notion de « contrôler » : « Soumettre à une vérification » et « maîtriser, dominer. » Le contrôle reste alors un mot « contaminé » [Blin-Franchomme, 1998], marqué par cette superposition de sens."

Ainsi, contrôler, c’est soumettre quelque chose ou quelqu’un à une vérification pour mieux les maîtriser. On a donc à la fois le processus de contrôle (soumettre à une vérification) et le résultat de ce contrôle (la maîtrise, voire la domination sur quelque chose ou quelqu’un).

Toute organisation implique du contrôle. C’est par du contrôle que l’on cherchera à s’assurer que les objectifs de l’organisation sont atteints. Par le contrôle, l’organisation cherche à comparer un état du système à un état désiré afin de déclencher un ajustement : « des objectifs sont fixés, des actions sont entreprises et on mesure l’écart entre ce qui est réalisé et ce qui était attendu ». (Y.F. Livian, ibid.)

Le contrôle s’opère par le biais de tableaux de bord de suivi qui définissent :

  • ce que l’on veut contrôler : ce sont les critères ,
  • comment on contrôle, avec quel ’instrument’ : ce sont les indicateurs.
    (Pour en savoir plus sur les tableaux de bord, voir la fiche technique n°25)

On distingue deux types de contrôle :

« Le contrôle réactif, basé sur la notion de boucle de rétroaction (feed-back) : un écart déclenche une action, qui permet de se rapprocher de la valeur souhaitée de la production »

« Le contrôle proactif, basé sur l’idée de prévention. Il faut essayer d’anticiper suffisamment à l’avance les problèmes ou évènements qui font, qu’à défaut d’une action immédiate, d’autres difficultés apparaîtront à court ou moyen terme. » (Y.F. Livian, ibid.)
Le contrôle proactif complète le contrôle réactif. Ces principales caractéristiques sont les suivantes :

  • « Il s’agit d’un contrôle ex ante, anticipé (et non pas d’un contrôle ex post faisant intervenir la notion de feed-back).
  • Un tel contrôle implique un flux d’informations prévisionnelles très important alors que le contrôle ex-post suppose surtout un flux d’informations passées et en cours de réalisation.
  • Le contrôle proactif doit agir avant que des différences importantes n’apparaissent avec les prévisions et les réalisations.
  • Il doit fonctionner de façon continue (contrôle en temps réel) et ce, quelles que soient les modifications constatées au niveau du contrôle réactif ». (Y.F. Livian, ibid.)
    Il revient à l’organisation de déterminer, à chaque niveau hiérarchique, des « zones » (poste de travail, équipe projet, cellule, unité, services...) pour lesquelles « des objectifs vont être fixés et où leur degré d’atteinte sera mesuré ». (Y.F. Livian, ibid.)

« Progressivement, on s’est rendu compte que cette vision du contrôle ne suffisait pas et l’on peut considérer aujourd’hui que les formes du contrôle se sont diversifiées, au fur et à mesure que la conception mécaniste et bureaucratique de l’organisation perdait de sa prédominance. Même les spécialistes du contrôle dit « de gestion » ont aujourd’hui une définition très large du contrôle, comme l’ensemble des moyens qui permettent d’assurer la « cohésion » organisationnelle, en vue d’atteindre un niveau de performance « souhaitable ». (Y.F. Livian, ibid.)

Ainsi, on distinguera trois formes de contrôle [3] :

  • le contrôle social
    « Il est lié à l’existence de processus sociaux et culturels construits par les groupes eux-mêmes, sans forcément de référence aux objectifs de l’organisation et davantage centrés sur la cohésion des groupes et le sentiment d’appartenance » .
  • l’auto-contrôle
    Il est « souvent assuré spontanément par l’individu ou le groupe, en fonction de son engagement dans la tâche (mais il s’appuie également sur une internationalisation de valeurs ou une forme de contrôle social) » .
  • le contrôle administratif
    C’est-à-dire, « l’ensemble des techniques et pratiques intentionnellement destinées à contrôler le comportement des individus et des groupes (...) de manière à les faire se rapprocher de certains objectifs » . Le contrôle administratif comprend deux aspects principaux :
    • le contrôle des règles et des procédures,
    • le contrôle des résultats.

[1] Y.F. Livian, Les organisations : théories et pratiques, Dunod, 1998

[2] Julien Le Maux, Maître de Conférences à l’Université Paris I - Panthéon Sorbonne

[3] Travaux cités par Livian : P. Jonhson et J. Gill, 1993

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